2012年8月24日 星期五

[職涯] 每天上班的第一個小時



今天看到Jamie的這篇文章《把握每天的第一個小時》還蠻有感觸的
因為多年的工作經驗告訴我,這第一個小時將會決定你整天的工作效率

還記得多年前剛開始上班。第一個小時往往都是吃著早餐、伴隨著眼睛看著今天的新聞中渡過;接下來,會檢查Email,看看是否有老闆or同事交代的新任務;然後,回覆Email;最後,才準備一天的工作開始

如果當天事情不多就還好,然而有時候,最讓我煩躁的就是有一大堆要處理的事項。有些需要等待某人先作確認回覆、有些需要自己先做驗證,有些又需要去跟老闆溝通....這些堆在一起就反而搞亂了自己的做事排程,如果在加上突然來的電話,或者是Email,要求先完成他們交代的事項,那就更是一團糟。

直到有人給了建議 - 【寫下你工作的待辦事項

不得不說,這還真是一個很好的建議。透過寫下的過程,有時間讓自己可以先排序過濾事情的重要性、可以先瞭解所有工作的依存關係 (是否先完成A才能完成B),也可以知道每項工作的聯絡人(單位)。 因此之後,對於我來說,第一個小時就像是在規劃今天工作的短期目標以及方式。

所以,在我第一個小時裡,會先
1. 檢查Email,了解是否有新的工作需求以及目前需要協助的工作進度
2. 寫下所有的待辦事項,並且按照事情的重要性給予排序
3. 寫下所待待辦事項目前的進度,是否卡在某人身上、是否需要某些資源要去申請
接著,就會按著剛才寫下的待辦事項依序完成,而每完成一件事情就將該待辦事項劃掉。(這對我來說真的很重要,因為這代表每天一點一點的進步和成就。)

透過這樣的過程,不知不覺中就讓自己的工作更有系統,當然也就更有效率。

你是否也在為了工作上的效率煩惱呢?先從改變第一個小時做起,相信也會對你有所幫助。

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